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5 Ventajas de contar con un software de Contabilidad

Una herramienta o software de contabilidad no debería ser aquél que depende de enteramente una hoja de Excel, en la que se llevan los auxiliares contables, para luego vaciar esa información y comenzar, ahora si, a hacer el cierre, conciliación o reportes.

No todo debe ser digitar facturas, conciliar cuentas bancarias y clasificar gastos manualmente.  

Hay opciones que te pueden ayudar a automatizar la gestión del proceso contable.

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Optar por un software de contabilidad no depende de si sos un profesional independiente que administra varios clientes o que tengás una empresa, sea grande o pequeña.

¿Cuánto tiempo estás dedicando a las tareas que esperabas realizar cuando pensaste convertirte en un profesional en contabilidad?

El tiempo es la moneda más cara.  ¿En qué la estás gastando?

La automatización llegó para quedarse y cada día que pasa, avanza con mayor intensidad.  Quien no le siga el ritmo, quedará obsoleto en poco tiempo.

Como indicamos en un artículo anterior, automatizar no significa sustituir personas por máquinas o a robots, sino delegar las funciones tediosas o repetitivas para que las personas se dediquen a tareas de mayor complejidad, que demandan su intelecto.


¿Qué es un software de contabilidad?


Es básicamente un sistema, programa o aplicación, que te ayuda a pasar de la contabilidad manual a lo automatizada, con el fin de agilizar el proceso, facilitar el cumplimiento con las obligaciones tributarias y procurar tener información disponible para la toma de decisiones, entre otras muchas ventajas.

Hay distintos tipos de software de contabilidad.

La elección dependerá del tamaño de tu negocio o actividad económica, así como de tus planes de expansión.

Local o en la Nube
El programa local implica el pago de una licencia, generalmente para cada usuario, la cual se instala en una terminal de la empresa y solo puede ser accesado desde ahí.

Un software de contabilidad en la Nube brinda la facilidad de contar con rápida expansión y acceso desde cualquier dispositivo con internet.

Gratuito o de pago
Una gran ventaja es que ha aumentado el acceso a programas gratuitos o también los llamados freemium, que son aquellos que ofrecen algunas funcionalidades gratuitas y otras por un monto mensual o suscripción.

Los software de pago generalmente son más completos, escalables y cuentan con servicio al cliente.

Open source o bajo licencia
Los software de contabilidad llamados open source son diseñados de forma gratuita, sin embargo no cuentan con soporte técnico y usualmente no consideran actualizaciones.

El software bajo licencia es de pago y pertenece a un proveedor identificable.

Lo que te recomendamos es hacer un análisis completo de las ventajas y desventajas de las distintas opciones, pensar en tu negocio o actividad económica proyectada a unos 5 o 10 años y tener en cuenta posibles requerimientos de soporte o atención al cliente, para escoger el software de contabilidad que se adapte mejor a tus necesidades y presupuesto.

¿Qué ventajas debería ofrecerte un software de contabilidad efectivo?


Como cualquier otro producto, en el mercado hay muchas opciones de software contable o aplicaciones que te pueden ayudar.

¿De qué depende que uno sea mejor que otro? principalmente de la naturaleza de tu negocio y de tus objetivos.

Por eso, es muy importante analizar los pro y los contra de las distintas opciones, para que tengás mayor certeza de cuál de ellas apoyará más tus metas.  Pero ten en cuenta algo… debe ser al menos más ágil, seguro y preciso que una hoja de cálculo.

Un software de contabilidad efectivo, debería:

1. Maximizar recursos
Esta herramienta tiene la principal función de agilizar la gestión contable, facilitar el registro de transacciones, la búsqueda de información y minimizar los errores.

Un software de contabilidad efectivo deberá permitir aprovechar más los recursos, en especial los humanos, al disminuir la cantidad de horas que se dedican a tareas repetitivas.

2. Centralizar el proceso.
Un software contable debería brindar la facilidad de poder crear distintos perfiles, según las funciones de las personas autorizadas.

Somos humanos y como humanos no estamos exentos de equivocarnos. Y un error en la Contabilidad puede tener consecuencias devastadoras.

Un software de contabilidad permitirá que el acceso a la información esté regulado y en un único lugar para todos.

3. Optimizar la contabilidad y los trámites fiscales
El sueño de contadores y administradores es tener la contabilidad al día.

Un sistema contable eficiente debería incorporar funciones de automatización e integración contable que faciliten el proceso en general, por ejemplo al capturar los datos de facturación.

Estar cotejando información de forma manual aumenta las posibilidades de que esto suceda,  el software de contabilidad permite dejar trazabilidad suficiente de quien ingresó la información o quién hizo ajustes, lo cual no suele suceder con las hojas de cálculo, para lo que se requiere de mayor trabajo con el fin de poder dejar esos registros de las versiones de la información.

Además, se facilitaría la gestión de cambios o ajustes, en especial si se trata de cumplir los plazos de Hacienda. 

¿Te imaginás tener que hacer ajustes de último minuto y comenzar a rastrear los auxiliares o las facturas faltantes?

#panico #ahoraquienpodraayudarme #otravezno

4. Agiliza el acceso a la información
Sin duda estamos en la era de la información.  Contar con datos precisos y actualizados es crucial para el análisis.

Esta es una facilidad que se puede lograr con hojas de Excel, pero toma mucho más tiempo, dificilmente estaría disponible de forma tan precisa e inmediata como con un software de contabilidad.

5. Facilitar el crecimiento
Si sos profesional independiente, un sistema de contabilidad te ayudaría de forma exponencial a poder gestionar una mayor cantidad de clientes, y ofrecerles a ellos todas las ventajas que te da el software.

De igual manera te ayudará si sos dueño de una empresa, para potenciar y simplificar su administración.

Cuanto más pronto se adopte la automatización, mucho mejor para lograr un negocio sostenible y escalable, más ordenado y preciso.

Una solución pensada en el proceso contable


En B-Sides, contamos con una opción en la Nube que: 

  • Cuenta con un sistema de facturación que te permite recibir y emitir comprobantes.
  • Se integra con el sistema Quickbooks, para gestionar la contabilidad de forma centralizada, con diferentes módulos según tus necesidades.
  • Tiene una mensualidad al alcance de trabajadores independientes y Mipymes.
  • Ofrece actualizaciones constantes, soporte técnico y servicio al cliente en horario extendido. 
  • Permite crear usuarios por perfiles según las necesidades, para mayor seguridad sobre quien puede ingresar datos, ver o editar la información.
  • Facilita tener la contabilidad al día. 

Precisamente hemos lanzado este mes, la funcionalidad para gestionar múltiples cuentas y usuarios ágilmente.

Si sos un profesional en contabilidad, podrás tener acceso a las cuentas de tus clientes en un solo lugar con solo que ellos te autoricen, asi podrás brindarles un servicio integral.

Nuestra solución es creada por profesionales de contabilidad, por eso podrás comprobar que hemos pensado en todo. 

Bueno… casi. 

Si hay algo más que podamos mejorar, nos encantaría escucha tus sugerencias.  Procuramos basarnos en las necesidades de nuestros clientes.  Nuestro objetivo primordial es hacer que el proceso contable fluya.

¿Te interesa conocer cómo podemos contribuir con tu negocio o actividad económica?

Con gusto te contactamos si nos dejas un mensaje.